申請、承認、決裁等工作流程，是每家公司或多或少都會發生的事務內容。 雖然有些系統可以將工作流程電子化，但實際上仍有很多公司使用紙張文件和印章來運作，經常聽到「遲遲無法獲得批准」或「不知道目前文件在哪裡」這樣的抱怨。 kintone 的流程管理功能正是能解決這類問題的工具。 使用流程管理功能，無論何時何地都能進行批准，並且可以一目了然地掌握進度狀況。本文將介紹流程管理的設定方法。
kintone的流程管理是一個管理申請批准、會議決策及多用戶共同處理任務的一項功能。 這些業務流程在每家公司都存在，但許多公司仍然依賴紙張文件進行操作，導致文件進度不清楚，或是無法及時獲得批准，進而影響整體業務進展。 kintone的流程管理功能能夠完全數位化這種傳統的紙張和印章流程操作。
使用 kintone的流程管理，您可以獲得以下優點：
☑️一鍵批准，自動交棒給下一位審批人員
☑️即使外出或在遠端工作，也能瀏覽和審核文件
☑️隨時掌握進度狀況
☑️簡單搜尋過去的記錄
☑️透過 kintone，進度狀況及過去的文件都能統一管理。
以下將介紹流程管理的基本設定方法，分為「流程管理的準備」、「設定狀態」及「設定流程」三個步驟。
首先，在 kintone 中設定之前，請先整理公司的業務流程。
了解申請從誰開始、經過哪些人，最終到達誰手中，批准需要多少階段等，
最好將這些流程以圖表方式畫出，以便後續操作更加順暢。
同時，若有「在某種條件下批准路徑會變更」等特殊情況，也需提前考慮清楚。
整理完業務流程後，按照以下步驟在 kintone 中創建一個新的應用程式。
註： 如果您想在現有的應用程式中設置工作流程，請從第4步根據條件分支動作開始操作。
1.在主畫面的右側欄位「應用程式」中，點擊「+」圖標。
2.點擊「新建應用程式」的「從頭開始建立」。
3.將批准過程中所需的信息（如果目前以紙本方式操作，可將紙張申請表的內容）填寫在應用程式中。
4.點擊「設置」標籤中的「一般設置」裡的「流程管理」。
5.勾選「啟用流程管理」。
設定完成後，請保持此畫面，接著進行下一步。
接下來，設定「狀態」欄位。狀態是指一個記錄（如一份文件）的處理狀況。
預設情況下，狀態為「未處理→處理中→已完成」。
根據公司業務流程的實際情況，添加或修改狀態名稱。
例如，我們設置了四個狀態：未申請、上司確認中、退回、批准。
流程是指記錄（如一份文件）進行的路徑，設定的四個要素包括「誰」、「做什麼」、「在什麼條件下」、「結果是什麼」。
例如，「上司」批准了處於「上司確認中」狀態的記錄（即從下屬處接收的申請），則該記錄的狀態變為「批准」。
按照此邏輯，逐一為各個狀態設定具體流程。
以下是四個有效運用 kintone 流程管理的技巧：根據條件分支動作
條件1: 例如在休假申請中，「一般職員請假未超過三天由直屬上司批准>總經理批准，而超過三天則直接進入到總經理批准
條件2: 職位階級到達課長及部長階級請假會直接由總經理進行批准，審批適當設定工作人員,可選擇特定個人或組織進行操作。
步驟1. 「2. 狀態」中新增「直屬上司處理中」和「總經理處理中」
步驟2.編輯「3. 流程」中的「上司確認中」狀態
「可執行動作的條件」選擇「總天數」
「總天數」輸入「≥ (以上)」「3」
「動作名稱」輸入「駁回」和「總經理處理中」
「執行後的狀態」選擇「駁回」和「部長確認中」
點擊步驟2中操作的紅匡的「+」，新增一個白匡則輸入≠3
接著在籃匡處按下 「+」新增一欄位≤3
可利用流程圖一欄檢視設定好的流程，將流程視覺化以便於修改。
恭喜完成所有設定！辛苦了
若有相關kintone疑問歡迎洽詢kintone專人來為您解答
