台灣大日本印刷股份有限公司
【業務內容】
電子產品銷售
【使用用途】
申請業務、出勤管理、預約管理
從Excel轉換至kintone後，解決了各項申請作業流程面臨的課題
以使用者觀點客製功能，將申請率提升至100%
台灣大日本印刷股份有限公司成立於1998年，是日本大日本印刷株式會社的銷售公司。經手電子相關產品，並將日本生產的顯示器、半導體用零件或機材，銷售給台灣的高科技企業。除了以往經營的事業，總經理林 昭彥先生表示：「自2019年起，大日本印刷株式會社也開始主辦經授權的世界知名畫家專題展。」因此開啟了公司的新事業。
公司原先使用Excel來處理各項申請業務，於2018年轉換為kintone。本次訪談便針對其使用kintone的過程與成效，訪問了林總經理、管理部經理清水 甲先生，以及管理部資深管理師廖千惠女士。
總經理 林 昭彥先生
導入前的課題
Excel操作上的三大困擾
導入的關鍵
可彙集所有需求，將應用程式表單客製化，是一套人性且極具魅力的系統
清水先生經總公司──大日本印刷株式會社的介紹認識了kintone。他提及，由於當時海外據點中的上海與美國已導入此系統，也看過實際的應用程式畫面，讓他更有信心能掌握導入後的效果。因此，在「對外勤業務而言是很方便的系統」的條件驅使之下，導入了kintone。
「導入的關鍵有兩大原因。第一是以往的申請作業流程全都可彙集到kintone，並能依照需求用途分別增設費用、出勤等系統，不但大幅減少建置成本，對使用者而言，在單一系統上執行作業也比較方便。」
「另一個原因是應用程式畫面可以自由地客製化。例如，將表單畫面設定成和原先的Excel相同的內容，使用者在操作上就不會混亂，管理單位也不需特地開說明會或編寫操作說明。我認為這是一套非常人性化且深具魅力的系統，於是決定導入kintone」，清水先生說明。
值得一提的是，一開始導入kintone，清水先生就將所有的申請相關作業全部應用程式化！因為擁有集團海外據點的實證先例，加上清水先生也已判斷kintone為能帶來高效成果的系統，認為一鼓作氣更換整套作業流程，會帶來極大改善。
清水先生回顧說：「當時的承辦人是才望子台灣的曾根總經理。我拿出彙整過的申請表格，還有10多本厚厚的文件夾，委託他全部都做成應用程式，他驚訝地說：『這些一口氣全都要做成應用程式嗎！？』」
管理部經理 清水 甲先生
台灣大日本印刷的kintone畫面
導入的效果
透過客製化解決了過去使用上的不便與課題
▶自動連結減少耗時，免去使用者的麻煩
目前所有員工使用的應用程式有14種。林先生讚許地說：「變得非常方便。」清水先生也深有所感地表示：「除了隨時隨地都能夠確認資料，還有能按照年度顯示過去資料的排序功能，輕鬆多了。」尤其，效果最顯著的是每月費用結算表和特休假單的申請流程。
「每月費用結算表在原本的操作上有些問題。由於花費3,000元以上，就要提出大額費用申請單，例如：應酬，花費金額較多的相關申請流程，申請人除了要在大額費用申請單上填寫應酬理由、客戶名稱、出席員工的職稱和姓名、應酬地點等，在每月費用結算表上也有相同的項目要填，要花費兩次工，非常浪費時間。因此應用程式的客製化功能，就能將兩者的重複項目自動連結，不必再重複填寫。」
「除此之外，也會自動連結至公司內部當月的匯率主檔。由於國外出差使用到的外幣皆會換算成台幣結算，之前用Excel申請費用時，使用者必須按照公司發布的當月內部匯率手動計算，實在很麻煩。改用應用程式後，只要輸入外幣金額，系統就會自動換算成台幣。」
每月費用結算表的輸入確認畫面
國外出差時使用的外幣會自動換算成台幣的機制
「員工都說：『省了工夫、少了麻煩，心理負擔也減輕了。』除此之外，費用結算申請的提交率更獲得極大改善。公司制定的申請期限是每月第4個工作天，使用Excel時，準時提交率僅有60～70%；改用kintone後，第2個工作天提交的表單就高達90%，到了申請期限當天，提交率幾乎達100%」，清水先生分享使用後的成效。
他表示，不只員工受益，管理單位也實際受惠。因為第2個工作天即可收到費用申請表單，每月費用結算的工作時程平均縮短2天，可以更從容地準備資料向總公司報告。加上自動換算外幣的功能大幅減少人為出錯，因此也不需再花時間用計算機重複驗算。
▶自動計算功能提升管理人員作業效率
特休假單申請流程改為應用程式後，使用率也明顯提升。資深管理師廖千惠女士分析其最大原因為「雲端化」。「以往都是使用紙本，要請特休時，請假者一定得向總務部親自報備，導致許多同仁可能不好開口，對請假多少有些顧慮。但使用kintone後，便消除了這道必須『當面說明』的屏障。」
「另一方面，也減輕了總務部的負擔。以操作面來說，確認和管理資料都變容易了。心理層面上，由於員工提出外出或休假申請時不用再像以往一樣猶豫當面報備的時機，總務部也無須擔心員工是否因此對休假有所顧慮。」
特休假單應用程式也客製新增「自動計算」的功能。2016年12月，台灣修正了勞動基準法，員工若在年度結束時尚有未休完的特休，雇主必須將剩餘特休結算為工資。因此，公司必須正確掌握員工特休假的剩餘時數，以及公司結算成工資的時數。
清水先生說：「由於本公司的特休假可以用30分鐘為單位來計算，加上6〜9月有40個小時的夏季休假制度，若人員已經請過夏季休假，便會從公司結算工資的時數中扣除。由於人工計算過程非常繁瑣，時常感到快負荷不過來，自從改用應用程式的自動計算功能，管理上變得容易許多。」
這當中也可看出，使用kintone後，無論哪一款應用程式都讓使用者和管理者雙方同時感受到操作流程變得順暢容易，將效率和便利性發揮至最大值。
管理部資深管理師 廖千惠女士
特休假單的輸入畫面
▶kintone成為理所當然的存在，定調為公司內部基礎系統
導入kintone後，解決了公司以往存在的課題，尤其是大幅降低許多簽核流程的事後申請。
清水先生說明：「因為kintone系統可以在智慧型手機或電腦上操作，即使不在辦公室，也沒有無法提出申請的藉口。因此按照流程規則，提出事前申請的情形大幅增加了。如今，公司已將kintone視為理所當然的存在，定調為公司內部的基礎系統，至少在往後的5年內不會計劃採用別的系統。」
新冠疫情下，導入kintone也成了因應未來時局的優勢。2021年5月，全台灣的疫情提升至三級警戒，政府要求企業儘可能採居家辦公。公司當下就決定配合該政策。「因為檔案伺服器也已轉換到雲端系統，但最大的契機在於有了kintone的存在」，清水先生說。
由於目前是由管理部主導kintone的規劃，許多應用程式是依管理部的使用視角建立。談到今後使用kintone的展望，清水先生說：「除了現階段運用的功能，未來像是其他公司廣泛應用的庫存管理或客戶管理等，都可透過應用程式客製化的優勢，創造出無限可能性。而才望子持續協助業務部門或技術部門建議使用合適的應用程式，也幫助我們許多。將來，我更希望創建一個能夠活用kintone各項功能的公司內部解決方案，來提升公司作業流程與營運管理的效能。」
案例的代理商
威志企管顧問股份有限公司
