強力貿易股份有限公司
【業務內容】
綜合商品批發代理業
【使用用途】
結合ERP資料與kintone系統，
進行營業報告、專案、顧客、庫存等管理
▶前言
強力貿易為專職進口貿易的中小企業，由於合作廠商不勝枚舉，在公司員工有限的情況下，往往需要人力來執行不同任務的「多工處理」，不但容易出錯，多年來更耗費大量時間在資料管理和來回溝通的繁瑣流程中。在運用了kintone後，大幅改善公司內部的工作效率，更清楚掌握所有工作流程環節，這次我們邀訪了強力貿易股份有限公司的林克紹總經理，分享使用kintone系統在公司管理與營運上帶來的成效、改善，與kintone客製化設計帶來的高效執行力，以及協助他更深入了解公司營運狀況、提前找出關鍵問題的絕佳體驗。
●公司事業介紹
強力貿易創立於1970年，歷經逾50年的發展，已成為專營工廠自動化相關產品之進口貿易商，代理來自日本、德國、英國、美國、奧地利、瑞士等國家的優質產品，如自創立初期便代理至今的三菱電機製品外，亦在早期便引進世界知名領導品牌，包含來自美國的Maxcess 集團、德國的Tandler、英國Meech，瑞士的Fasnactht以及奧地利領導先驅ZIMM/WATT等品牌，引進的相關配件產品包含PLC、伺服馬達、人機介面、變頻器、減速馬達、天車、精密齒輪、靜電/除塵、糾邊/檢測、卷收/分切等等。透過進口專業且技術領先全球的商品，提供機械、工業等製造業者更多拓展商機的機會。
強力貿易專職的產品種類十分廣泛多元，服務的客戶也涵蓋各個層次領域，為了滿足每個客戶的需求，將公司分為三大部門：FA工廠自動化事業部、R2R 卷對卷事業部、TM傳動事業部，更將服務據點擴及台北、台中、高雄三地，為北、中、南當地業者提供更便捷的銷售與售後服務。
強力貿易股份有限公司 總經理
林先生
●導入kintone前遇到的痛點
由於事業上多角化經營，引進、銷售的產品種類十分繁雜，加上日益增長的規模，對於員工人數不及50人的中小企業來說，職員除了必須專注於本身的職責之外，大量的業務往來記錄及客戶資料、採購流程、訂單記錄、匯款資訊等重要記錄，都得靠人力、傳統的資料輸入、匯出，以及手工彙整紙本報表等方式完成，經常得花費半天以上的時間，且資料還不一定正確，往往事倍功半，效率低落。
● 人力製作報表事倍功半，還有資料錯誤的風險！
導入kintone前，公司使用了十多年的ERP系統，由於ERP受限於最初的原始設計，並不會因為業務成長或公司營運模式轉變，做出相對應的改善。所以當公司的客戶、廠商、代理產品等項目不斷成長，若無法針對往來業者的類別及銷售品項等繁雜資訊進行清楚的分門別類，在做資料彙整及分析時，便會是一大問題！
「我們代理的產品非常多、每個產品都有不一樣的特性，有可能賣給用戶端、機械廠、盤商或是配件廠等，但ERP並沒有幫你分類好，如果我想知道某個產品的銷售狀況，或是賣給哪些客戶，就必須把這些資料輸入到Excel後，用LOOKUP功能帶入公式設定尋找條件，才能把需要的資料叫出來。」總經理形容使用kintone前的困擾。
「對Excel功能的熟悉與否也會是叫出資料的主要問題，有時也擔心資料輸入錯誤，即使資料叫出來了，還要多花一倍時間校對檢查，因為太麻煩了，久而久之就不想做一些即時性的資料分析，但這些分析動作其實對公司營運來說非常重要……」總經理補充，之前的不便利性，讓製作報表分析的時間越拉越長，本來每週都需進行週報表分析，最後變成一季僅製作一次，導致無法即時掌握關鍵問題或營運狀況，更可能因此錯失商機。
●導入過程
因為資料統整、管理、分析等種種不便，總經理一直想找出改善方法，才能有效管理、提升公司營運成效，「但若要再和ERP廠商提出修改設定功能，不但費用高，也怕修改後不如預期，加上規劃時間比較久，就不敢冒這個風險。」在此期間，經友人介紹得知了kintone系統，當時對這套可以即時提供營業報告、專案、顧客、庫存等管理，還能共享資料的系統很感興趣，便透過台灣代理商肯美資訊協助導入系統，結合ERP資料與kintone系統一起運用，嘗試用更便利、高效的方式管理公司龐大的資料。
●「直覺性」的客製化系統設計，打造強大的篩選機制與分析功能
導入kintone系統後，對總經理來說，最顯著的改善之一就是系統提供客製化的自由設計，不同於ERP系統無法即時修改初始設定的特性，kintone不但可以針對不同目標需求及公司的使用習慣、邏輯做調整，還可設定不一樣的資料歸類與功能介面，以便進行快速、有效的資料統整及報表分析，且不需要工程師協助也可以輕易上手，非常人性化，替公司節省不少資訊工程費用。
總經理分享：「尤其是kintone帶來強大的類別歸納『篩選機制』對我來說幫助非常大！以往在ERP系統裡，若想針對某項產品做更細部的業績分析，只能從所有產品列表中一項一項挑出特定商品，組成另一個Excel檔，才能進行分析，真的很花費時間。」導入kintone系統後，總經理最常使用LOOKUP的便捷功能，可輕易地將各項類別的客戶屬性、地點、所屬業務等等顧客資料帶入kintone系統，做清楚的分類。若想獲得不同產品或客戶端的特定往來資訊，便可透過自己設計的篩選機制匯出報表分析。
這項篩選、分析功能對於產品類別繁雜、客戶種類眾多的強力貿易來說，無疑是將大量資訊在短時間內清楚彙整分析的一大助力！徹底解決了以往必須花費半天手動輸入資料，才能製作報表分析的痛點。不僅節省許多時間，更能每天觀察資料及數據變化。對於提早發現關鍵問題，或是省下公司不必要的支出，都帶來莫大幫助。
▶透過深入資料分析「對症下藥」，幫助採購精準評估下單
以採購商品的分析來說，單純透過ERP系統，僅能看出某項產品的一年銷售量分析，也常因為這樣的限制，無法做出更深入、精準的採購評估。總經理舉例：「假設ERP系統顯示某項產品一年每個月平均銷售為20個，所以我們每個月預估都會備貨20個，才可以應付訂單。但根據以往的系統，只知道賣出20個，看不出來是哪個客戶訂的，有時候這20個產品可能是去年某客戶只買了一次的記錄，但他今年或許不需要了！如果我照著ERP的系統分析，今年每個月又備貨20個，庫存就多起來了！」
透過kintone系統的協助，許多深入的資訊都可以做彙整分析，像是每項產品每月、每年銷售給哪些特定的機械廠、盤商或配件廠；銷售給各家廠商的數量；以及用戶端的使用狀況等，都能一目瞭然！
有了清楚、完善的資料，就能做出較精確的市場調查分析，如此一來，在眾多繁雜的產品中，要決定哪些產品訂得多、哪些訂得少，都能夠在採購流程中作出更精準的評估，也能幫助公司省下無效益的採購成本。
▶篩選功能客製化訂單，不怕溝通斷層遺漏重要資訊！
「以往的訂單覆核流程不是太令人滿意。」總經理補充：「之前業務同仁因工作繁忙，大多請業助協助在ERP上建立訂單資料，但常因中間來回溝通不良，容易有時會遺漏掉重要訊息，導致最終在訂單上打錯資訊錯誤；在出貨、付款流程不符合客戶要求，造成貨品往復寄送的損失。」
在kintone的系統設計下，以往針對出貨前需要業助同仁特別留意的事項，都可依據不同客戶要求，在每筆訂單上建立不同備註的篩選欄位。總經理說：「因為我們客戶多元，需求也很多，訂單必須客製化，像是有些客戶會要求貨品沒到齊前不能出貨、有些客戶希望有貨先出、或是分批出貨；有的客戶則希望出貨前請業務先通知；或是某些訂單是客戶的預訂單，不需要馬上要出貨等等。」這些複雜又多樣的客戶需求，現在只需業務同仁在kintone系統內增設的現成需求欄位做勾選，往後業助在處理訂單出貨時，就能清楚了解每筆訂單的備註需求，大大降低出貨錯誤率，也減少了以往因為資訊繁雜、溝通不良造成的損失。
▶找出用戶關鍵問題，從小數據看出公司需培養的能力！
關於客服事件的處理，以往會請維修技術部製作簡單的報表，但報表上的資訊僅能呈現單一客戶提出的單一問題，不易深入分析「客戶及產品之間產生的關鍵問題」，有了kintone的輔助，現在維修技術部可針對「哪些客戶經常打來」、「哪些業務的客戶問題比較多」、「哪些產品常造成客戶的問題」等細項進行分析，還可從中看出技術同仁在客戶身上花費的時間，或是哪些產品常常出狀況。
從這些小數據中，可以檢討技術部人員是否需再增進能力，或是某些產品問題是否需要更多人力來輔助，進而找出公司目前有待加強的部分，發現關鍵問題，從中補強、調整，對於協助公司未來的成長深具前瞻性。
● 快、狠、準！「導入之後最大差別——時間管理變得更有效率！」
「kintone有一個非常方便的功能，就是所有在系統上的記錄都可以追溯，所有使用、修改的動作都會記錄下來！」總經理認為kintone的「修改履歷」功能為他帶來營運上的許多便利，減少來回溝通的成本、縮減尋找資料的過程，大幅提高時間管理效率。
▶不再靠記憶力，隨時記錄及回溯，訊息量再多也不怕「漏網之魚」！
由於公司內部常需要來回溝通，加上每天太多事情要記，不可能都清楚記得，時間過久了，大家要回溯之前溝通過的事情，靠著記憶力或是email關鍵字搜尋、Line的對話訊息，很難釐清事實，但kintone系統的「修改履歷」功能會記錄所有工作的環節，並針對特定案件做對話視窗，相關人員在視窗討論事件的過程都會清楚留下。總經理滿意地表示：「因為記錄都在，即使時間過久了，針對某個事件，要進行回顧或分析時都能迅速找到之前的關鍵資訊。」
「尤其當國外廠商來詢價時，同事習慣透過email、紙條，或是各種各樣的通訊軟體通知我，來源非常多，有時候一忙，就忘記誰來找我詢價，或是我到底報價了沒！」總經理表示，經過kintone系統的梳理，國外廠商的詢價需求統一呈現在系統列表上，他只需要每天照著列表確認是否都回覆、處理，就不擔心會有「漏網之魚」。
這部分的改善除了幫助在堆積如山的工作項目中，清楚釐清待辦事項和工作順序，也便於檢視每個詢價案件的執行流程，無論在審核中、詢價中，或是已報價，都能一覽無遺、瞭若指掌。
總經理補充：「譬如有個案件已經寄送詢價需求了，但遲遲沒收到回覆，就代表原廠可能有些問題，我就會直接聯繫原廠了解狀況。」而同仁也能清楚追蹤詢價案件的處理過程，如果看見有停滯狀況，便會提醒總經理，幫助公司從中快速且提前找到問題，對於專案管理和服務客戶的效率也提升許多。
▶「即時性是kintone最方便的一個功能」，再多訂貨單也能清楚追蹤，一次搞定！
kintone的即時性和查找以往訊息的便利性，為強力貿易省下不少繁瑣的工作流程，尤其當要和眾多的供應商訂貨時，一但訂貨數量多，要隨時搞清楚每家的交貨日期就變得相當困難，甚至記錯或忘記，都有可能耽誤該有的進度。「如果今天同時和7個廠商下訂5張訂單，就有35張訂單，而每張訂單的交期都不一樣，之後要找出某家廠商的交期，就會浪費很多時間尋找和廠商來回溝通的記錄。」
kintone系統改善了最讓總經理頭痛的訂貨機制，清楚呈現從訂貨、供應商回覆確認、生產中、產品出貨到船運運輸的流程，讓總經理和相關業務都能即時檢視，不再需要和同事來回溝通，也能清楚每張訂貨單的狀況，更不需為釐清雜亂無序的大量資訊而困擾。
值得一提的是，每家供應商的invoice（收帳明細單）外幣金額也能清楚載明在系統內，作為付款時程提醒之外，也能夠挑較好的時機換匯，「像是如果三個月後要付美金給某個供應商，就可以觀察匯率變化，在最佳的時機先預買美金。」總經理分享，如此能有效管理外幣換匯，為公司節省支出，儲蓄財力，也是kintone帶來的附加價值。
●導入成效
總經理認為kintone系統為公司帶來最顯著的效益就是「公司內部的溝通與資料統整效率」大幅提升，人員管理也變得方便有效！例如以往必須等每個主管簽核才可執行的請假、出差申請，現在連同上下班打卡，都可即時線上處理，許多工作項目也讓同仁可以直接在線上進行。
● 資訊透明即時，縮短公司內部來回溝通成本，開啟數位轉型的第一步！
受新冠疫情影響，未來多數工作流程可能將轉變為線上模式，藉著運用kintone系統，不但讓公司人員在外頭也能清楚查看、運用即時資訊，習慣未來趨勢的工作方式，也開啟了將來協助數位轉型的第一步。
另外，總經理也彙整各部門同事需求，作為設計系統內App的參考依據，目前有效運用或規劃中的系統包括客戶拜訪、業績統計、月報表、會議、進銷存、訂單、詢價、採購等系統，他進一步說明：「這些客製化的App設計，就是讓同事不需要花半天、一天做報表，可以更快速又精確的找到他們需要的資料，不像以前要問來問去，耗費許多時間。而且系統上的資訊都是公開、透明、即時，同步又統一的呈現，這樣也能避免資訊斷層，造成我跟國外廠商聯繫的結果只有我自己知道等情形，同事也能更了解所有業務執行上的進度。」
他也提到，將原本花費在尋找資料、或是同事間互相詢問等等的時間省下，可以讓每個員工有更多時間與能量投入在「提升生產力和公司效益」更高層次的工作內容，且高效的系統管理流程，更替他省下不必要的人事支出，讓所有工作流程更順暢、準確，同時也聚焦大家的向心力，更優化數據分析資訊與績效管理，協助同仁與公司，在科技日新月異、市場動向瞬息萬變的時代趨勢中，一起成長，持續提升公司未來競爭力。
強力貿易股份有限公司
住址：100台北市延平南路228號
TEL：(02)2381-5195
企業官網：https://www.chiangly.com.tw/
業務內容：綜合商品批發代理業
導入產品：kintone
案例的代理商
肯美資訊科技股份有限公司
